«Une migration complexe réalisée très rapidement»

L’administratrice et le responsable IT du centre médical et thérapeutique de La Lignière nous parlent de leur expérience avec PulseMedica.

Pouvez-vous nous présenter le Centre médical et thérapeutique de La Lignière?

Théophile Sophys, responsable IT La Lignière, c’est une institution hospitalière qui a fêté ses 120 ans en 2025. Au total, elle emploie près de 400 collaborateurs et collaboratrices. A côté de la clinique de réadaptation, connue notamment pour sa réadaptation cardiaque, nous avons un nouveau centre médical et thérapeutique, créé en 2017, qui se répartit entre nos sites de Gland et de Crissier, dans le canton de Vaud.

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Le centre médical ambulatoire de La Lignière représente environ 50 personnes, donc 25 médecins proposant 10 spécialités allant de la médecine générale à la cardiologie, en passant par la diabétologie et l’endocrinologie. Depuis le mois de novembre, nous travaillons avec PulseMedica pour toute l’activité médicale du centre.

Quelle est votre histoire avec PulseMedica?

Marine von Muralt, administratrice Théophile Sophys et moi avons assisté à un séminaire sur l’IA début juin 2025. Nous y avons rencontré des personnes d’Unisanté qui nous ont parlé de PulseMedica. Leur retour était excellent. Et ça tombait à pic: quelques semaines plus tard, notre direction lançait une réflexion sur un nouveau système de gestion de dossier patient (DPI). Tout s’est enchaîné très vite: en juillet, nous avons rencontré trois prestataires, dont PulseMedica que nous avons finalement choisi au mois d’août.

Nous avons tout de suite apprécié la grande réactivité de PulseMedica. Dès notre demande, nous avons eu un premier contact en moins de 24 h. L’équipe s’est déplacée à plusieurs pour venir nous faire une démonstration. On s’est sentis écoutés, bien pris en main.

Pourquoi ce changement d’application de gestion médicale?

Marine von Muralt L’ancien système avait été mis en place en 2023 pour l’ensemble de l’institution. Mais il était plutôt orienté pour le domaine hospitalier, et moins pour l’ambulatoire. Les médecins du centre médical n’y trouvaient pas leur compte: il ralentissait les consultations, et générait des frustrations. De plus, l’arrivée du TARDOC annoncée pour 2026 allait représenter des développements et des coûts importants. Ce n’aurait pas été rationnel de les engager sur une application qui ne répondait pas à nos besoins.

Qu’est-ce qui a pesé dans le choix de PulseMedica?

Théophile Sophys Déjà au moment de la démo, le TARDOC était presque opérationnel dans PulseMedica alors qu’on était à 6 mois de l’entrée en vigueur. Ça nous a mis en confiance, c’était un vrai gage d’anticipation. Il y a aussi le fait que c’est une entreprise suisse et même romande: tout le développement est fait ici, l’équipe du support est composée d’assistantes médicales qui ont une expérience en Suisse. Elles peuvent vraiment bien comprendre les questions des médecins et des assistantes médicales.

Et nous avons aussi apprécié la transparence: lorsque nous avons mentionné le nom de notre système de gestion financière, PulseMedica aurait pu se contenter de nous dire qu’ils connaissaient déjà. Mais ils sont allés plus loin: ils nous ont mis en relation avec l’Hôpital du Jura, qui utilise le même système que nous. Ce sont eux qui nous ont confirmé le savoir-faire de PulseMedica sur ce point.

Quels ont été les défis du passage à PulseMedica?

Marine von Muralt Le premier défi, c’était le temps! A la fin août 2025, nous avons choisi PulseMedica. Nous avions besoin que tout soit opérationnel pour le début du mois de novembre. C’était très ambitieux, mais les équipes ont tenu le délai. Le lundi 3 novembre 2025, tout était prêt et les médecins ont pu recevoir leurs patients et leurs patientes sans encombre.

De mon côté, il y a eu un gros travail de paramétrage. Nos médecins ont des activités et des spécialités variées, et des façons de travailler qui leur sont propres. Dans la mesure du possible, nous essayons de nous adapter. Cela signifie qu’il a fallu préparer des modèles de documents spécifiques, comme des rapports de consultation ou des modèles de suivi médical par spécialité… et parfois par médecin! De même, l’agenda a dû être paramétré pour proposer des catégories de rendez-vous différentes, avec leur durée, leurs informations, etc. C’était presque comme migrer 25 cabinets médicaux en même temps!

Théophile Sophys Sur le plan technique, il y avait un gros enjeu sur l’intégration de nos données préexistantes dans PulseMedica. Notre situation était assez particulière car durant la migration de 2023, une partie des données de notre ancien système n’avait pas pu être basculée sur ce qui devenait le nouveau système. Cela signifie que pendant 2 ans, il fallait parfois naviguer entre deux outils pour avoir accès à tout. Un véritable casse-tête!

Grâce à un bon dialogue avec PulseMedica, nous avons réussi à surmonter ce défi. Il a suffi de deux réunions entre nos équipes pour préparer cette importation complexe, qui demandait une reprise et une structuration importante des informations existantes. Nous étions confiants, car PulseMedica avait les ressources et les compétences nécessaires en interne  pour réaliser ces importations. Aujourd’hui, nous avons repris la main sur toutes nos données.

Que pensent vos utilisateurs et utilisatrices de PulseMedica ?

Marine von Muralt Je dirais que nous avons 90% de personnes satisfaites. Il faut dire que nous avons pris les devants en formant les équipes: nous avons proposé deux modules de 2h aux médecins, aux assistantes médicales, aux équipes de la comptabilité et de la facturation, et aux infirmières. La formation de ces 50 personnes nous a occupés pendant tout le mois d’octobre!

Pour être honnête, la plupart des mécontents sont soit des personnes moins à l’aise avec l’informatique, soit des personnes qui sont peu présentes et n’ont pas pu participer aux opérations qui auraient permis un paramétrage bien adapté à leur mode de travail. Rien d’insurmontable donc.

Théophile Sophys  Oui, car l’outil est très flexible. Lorsqu’une demande ou un besoin émerge, on peut presque toujours trouver une solution avec les fonctionnalités de l’outil. Cette autonomie est aussi agréable qu’efficace: c’est plus rapide et sans coûts supplémentaires. Et même si un développement spécifique est nécessaire, PulseMedica fait preuve d’ouverture. Ils comprennent bien la valeur ajoutée que ça peut avoir pour d’autres clients.

Quels sont les bénéfices apportés par PulseMedica au quotidien?

Marine von Muralt On constate un véritable vrai gain de temps, surtout pour les assistantes médicales. Je vous donne un exemple: nous avons une nouvelle diabétologue qui a commencé à consulter chez nous en janvier 2026. Son activité, ce sont des consultations relativement courtes, d’une trentaines de minutes. Chacune nécessite un rapport médical à envoyer au médecin traitant, du suivi médical, etc. Cela devrait donc représenter une charge administrative importante. Eh bien grâce à PulseMedica, nous n’avons pas eu besoin de recruter une assistante médicale supplémentaire!

Vous ouvrez un centre? Ou vous cherchez une solution médicale souple, sécurisée et intuitive? Venez nous parler de vos besoins!