L’obligation de conserver les dossiers médicaux des patients
Le service d’assistance de Pulse Medica reçoit régulièrement des demandes concernant le délai de conservation des dossiers médicaux. Nous avons proposé à notre partenaire juridique AS Legal d’éclaircir la situation.
En général
Les dispositions légales relatives au contrat de mandat, le Code de déontologie de la FMH et les lois cantonales sur la santé obligent les médecins à tenir un dossier médical pour chaque patient.
Contenu et lieu de conservation
Le dossier médical doit faire état de l’historique médical du patient, des différents diagnostics, des détails du traitement, des résultats d’analyses, etc. Il doit être conservé au sein du cabinet médical et être accessible au remplaçant autorisé et au successeur désigné par le patient conformément aux procédures applicables en la matière.
Droit de consultation du patient
Le patient peut consulter librement son dossier et s’en faire expliquer la signification. Il peut également obtenir une copie ou l’original de son dossier médical en principe gratuitement ou le faire transmettre au professionnel de la santé de son choix.
Tenue du dossier médical
S’agissant de la tenue du dossier médical, les médecins ont le choix d’opter pour un dossier médical sous format papier ou électronique. Si la forme informatisée est privilégiée, il est impératif que toute adjonction, suppression ou autre modification soit décelable et que l’auteur et la date puissent être identifiés.
A cet égard, suite à l’entrée en vigueur de la loi fédérale sur le dossier électronique du patient en 2017, le dossier électronique du patient « DEP » a été mis en place. Le DEP fait partie du programme « Santé2020 » lancé par la Confédération et vise à augmenter la sécurité des patients et la qualité des traitements médicaux. Il s’agit d’un dossier électronique permettant de regrouper toutes les données médicales pertinentes pour le traitement d’un patient. Les patients pourront décider librement de recourir à un tel système. Les professionnels de la santé autorisés auront ainsi accès à ces données en tout temps. Les regroupements d’hôpitaux, de cabinets médicaux, de pharmacies, d’organisations d’aide et de soins à domicile, d’établissements médico-sociaux (EMS) et d’autres institutions de santé assureront l’échange électronique des données enregistrées dans le DEP. Les hôpitaux devront mettre en place le DEP d’ici 2020 et les EMS et maisons de naissance d’ici 2022. Quant aux cabinets médicaux et autres institutions de santé du secteur ambulatoire (pharmacies, services de soin à domicile, physiothérapeutes, etc.), la mise en place d’un DEP est facultative.
Durée de conservation du dossier médical
La loi sur la protection des données ne prévoit aucun délai précis. Ainsi et en pratique, les professionnels de la santé s’attachent à respecter un délai de conservation de dix ans conformément au délai de prescription général selon le code des obligations. Dans certains cantons, les lois cantonales sur la santé peuvent prévoir des délais de conservation plus détaillés. A titre d’exemple, la majorité des cantons romands observent un délai de conservation d’au moins dix ans dès la dernière consultation.
A ce propos, le nouveau droit de la prescription entrera en vigueur le 1er janvier 2020. Le délai de prescription absolu passera alors de dix à vingt ans en cas de dommages corporels et de décès. Toutefois, le délai de conservation n’a quant à lui pas été adapté à cette nouvelle modification. De plus, du côté des cantons, ceux-ci ne semblent pas, pour l’instant, être en mesure de se prononcer sur une harmonisation de la durée de l’obligation de conserver les dossiers médicaux. De ce fait, nous recommandons vivement aux praticiens de respecter un délai de conservation des dossiers médicaux de vingt ans.
Durée de conservation d’autres documents
Tous les documents relatifs à la profession ou au cabinet médical tels que les documents comptables, fiscaux et administratifs sont à conserver au moins dix ans après la clôture du premier exercice (art. 958f du code des obligations). Pour toutes les données relatives au fonctionnement général du cabinet médical tels que les contrats, les documents RH (fiches de salaire, certificat de salaire, données personnelles des salariés, etc.) ainsi que les documents organisationnels (statuts éventuels, procès-verbaux, etc.), nous recommandons de les garder durant toute la durée de vie de l’activité professionnelle.
Article rédigé par Laureen Marchal et Anne Gauthier-Jaques, AS LEGAL, Lausanne (www.aslegal.ch)
AS Legal est un cabinet de conseil et service juridique pour PME, associations et fondations basé à Lausanne. Il accompagne également régulièrement des cabinets médicaux pour des questions juridiques relatives à leur structure (association, raison individuelle, SA), à des thématiques de droit du travail ou à leur transmission.